Sociétés concernées, délais, documents à produire, coût du dépôt

Personnes concernées par ce dépôt obligatoire

• Les sociétés à responsabilité limitée (SARL et EURL) ;
• les sociétés en nom collectif dont tous les associés sont des SARL ou des sociétés par actions ;
• les sociétés par actions (sociétés anonymes, sociétés par actions simplifiées et sociétés en commandite par actions) ;
• les sociétés commerciales dont le siège est situé à l'étranger qui ont ouvert un ou plusieurs établissements en France ;
• les sociétés d'exercice libéral (SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS) ;
• les sociétés coopératives agricoles et unions de coopératives agricoles sous certaines conditions (pour plus de précisions, se référer à l'article R. 524-22-1 du code rural et de la pêche maritime).

En ce qui concerne les personnes physiques, la loi n° 2010-658 du 15 juin 2010 qui a créé l'entrepreneur individuel à responsabilité limitée, prévoit le dépôt des documents comptables en annexe aux registres tenus par le greffe du tribunal de commerce.

Quand déposer les comptes annuels ?

Une assemblée générale pour approuver les comptes d'une société doit être tenue dans les 6 mois à compter de la date de clôture de l'exercice social.

A compter de la date de la tenue de cette assemblée, vous disposez d'un délai d'un mois pour déposer vos comptes annuels au greffe. Dans le cas d'une clôture au 31 décembre d'une année N par exemple, vous devez déposer les comptes avant le 31 juillet de l'année N+1.

Après la clôture de l'exercice et l'approbation des comptes par les associés ou l'associé unique, la dernière formalité à accomplir est le dépôt de vos comptes annuels au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

Il s'agit d'une obligation légale pour les sociétés commerciales (article L. 232-21 à L. 232-23 du code de commerce) qui doit être effectuée tous les ans. Les comptes annuels font l'objet d'une publication au Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales (BODACC) à la diligence du greffier.

Une demande de prorogation de délai (report à la date de votre choix) pour la tenue de l'assemblée peut être effectuée par requête adressée au président du tribunal de commerce.

Déclaration de confidentialité

La loi d'habilitation n° 2014-1 du 2 janvier 2014 et l'ordonnance du 30 janvier 2014 ont prévu des allégements d'obligations comptables pour les catégories des petites entreprises et des micro-entreprises définies par le décret n° 2014-136 du 17 février 2014.

La micro-entreprise, au sens du décret précité, ne doit pas dépasser les seuils fixés pour deux des trois critères suivants (art. D.123-200 du code de commerce) :
- le total bilan est fixé à 350 000 euros ;
- le montant net du chiffre d'affaires est fixé à 700 000 euros ;
- le nombre moyen de salariés employé au cours de l'année est fixé à 10.

Les mesures prises par ces textes visent les comptes annuels afférents aux exercices clos à partir du 31/12/2013 et déposés à compter du 1er avril 2014.

En ce qui concerne les petites entreprises, le total du bilan est fixé à 6 000 000 euros, le montant net HT du chiffre d'affaires à 12 000 000 euros et le nombre moyen de salariés employés au cours de l'exercice à 50 (art. D.123-200 du code de commerce).

Conformément aux dispositions de l'article 21 du décret n°2016-296 du 11 mars 2016, la déclaration de confidentialité s'applique aux comptes relatifs aux exercices clos à compter du 31 décembre 2015 et déposés au greffe à compter du 7 août 2016.

Selon l'article R. 123-111-1 du code de commerce, pour bénéficier de l'option de confidentialité, les documents comptables doivent être accompagnés d'une déclaration de confidentialité des comptes annuels établie conformément à un modèle défini par arrêté (sur ce modèle, v. l'art. A.123-61-1 du même code). S'agissant de la confidentialité du compte de résultat d'une petite entreprise, un modèle type de déclaration doit également être déposé.

Micro-entreprise – Modèle de déclaration de confidentialité des comptes annuels

Petite entreprise – Modèle de déclaration de confidentialité du compte de résultat

Petite entreprise ayant un commissaire aux comptes – Déclaration se substituant au rapport du CAC

Moyenne entreprise – Modèle de déclaration de publication simplifiée des comptes annuels

Moyenne entreprise – Publication simplifiée – Déclaration accompagnant les documents rendus publics

A noter : les autorités judiciaires, les autorités administratives au sens de l'article 1er de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations, ainsi que la Banque de France et les personnes morales (relevant des catégories définies par l'arrêté du 23 juin 2016 du ministre des finances et des comptes publics) qui financent ou investissent, directement ou indirectement, dans les entreprises ou fournissent des prestations au bénéfice de ces personnes morales, ont toutefois accès à l'intégralité des comptes (art. L. 232-25 du code de commerce).

Documents à produire

DÉPÔT DES COMPTES SOCIAUX

L'ensemble des documents suivants est à produire en un exemplaire certifié conforme par le représentant légal :

• le bilan (actif, passif),
• le compte de résultat,
• les annexes,
• le rapport de gestion (uniquement pour les sociétés cotées)*,
• le procès-verbal de l'assemblée contenant la proposition d'affectation et la résolution votée de l'affectation du résultat**,
• le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes.

En outre, pour les sociétés anonymes à directoire et les sociétés en commandite par actions, produire le rapport du conseil de surveillance.

Les sociétés étrangères produisent uniquement un exemplaire des documents comptables qu'elles ont établis, fait contrôler et publiés dans l'Etat où leur siège est situé.

DÉPÔT DES COMPTES CONSOLIDÉS

Les sociétés tenues d'établir des comptes consolidés doivent obligatoirement déposer au greffe en un exemplaire certifié conforme par le représentant légal :

• les comptes consolidés,
• le rapport sur la gestion du groupe*,
• le rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés,
• le cas échéant, le rapport du conseil de surveillance.

*Les sociétés anonymes doivent joindre au rapport de gestion ou au rapport sur la gestion du groupe : le rapport du président du conseil d'administration ou du président du conseil de surveillance, selon le cas, sur les conditions de préparation et d'organisation des travaux du conseil et les procédures de contrôle interne mises en place par la société.

** Lorsque l'associé (ou actionnaire) unique est lui-même le dirigeant de la société, le dépôt de l'inventaire et des comptes annuels, dûment signés, vaut approbation des comptes. Autrement dit, dans l'hypothèse du dépôt de l'inventaire, l'associé (ou actionnaire) unique n'a pas à déposer le procès-verbal d'assemblée contenant la proposition d'affectation et la résolution votée de l'affectation du résultat.

Tarifs

44.50 EUROS (COMPTES SOCIAUX, assortis ou non d'une déclaration de confidentialité) POUR LE DÉPÔT PAR CORRESPONDANCE DES COMPTES DE L'ANNÉE EN COURS

44.49 EUROS (COMPTES SOCIAUX, assortis d'un bilan et de l'annexe établis selon une présentation simplifiée et d'une demande de publication de cette présentation simplifiée du bilan et de l'annexe) POUR LE DÉPÔT PAR CORRESPONDANCE DES COMPTES DE L'ANNÉE EN COURS